Le "Business Mapping" est l'expression généralement utilisée pour désigner la pratique du Mapping dans un environnement professionnel, à l'aide d'un logiciel dédié.
L'esprit et les avantages-clés du Business Mapping ?
Celles et ceux qui le pratiquent de façon régulière vous parleront très certainement en termes élogieux et ne manqueront pas de citer les avantages suivants.
Travail structuré et rôles partagés
Le logiciel se charge de la "mise en carte" (ex : création des branches, réorganisation de la carte, gestion des styles, etc) grâce notamment à des passerelles avec d'autres logiciels (ex : Word, Excel, PowerPoint). Vous êtes 100% disponible pour travailler sur la structures et les contenus.
Information visuelle ET défragmentée
La carte (ou "map") est littéralement un hub visuel, une plaque tournante de toutes les données liées aux projets et aux thèmes qui vous occupent. Tout est à portée de main et piloté, pour l'essentiel, à partir d'un seul outil.
Pensée systémique - Vue d'hélicoptère
Cartographier l'information, c'est favoriser la pensée systémique plutôt que linéaire. C'est également prendre de la hauteur, adopter une "vue d'hélicoptère" en disposant simultanément de l'analyse, de la synthèse et de toutes les données opportunes.
Collaboration, communication, échanges, … plus faciles
Lorsqu'il est question de communiquer, de partager des informations avec d'autres ou de travailler à plusieurs sur un même projet, une business map est probablement le support le plus simple… Simplicité est très souvent synonyme d'efficacité.
Dynamique et culture "management par projets"
Le management par projets est un mode d'organisation et de travail de plus en plus sollicité pour gérer le changement et l'innovation. Le [Mind] Mapping professionnel est une approche dynamique grâce à laquelle vous êtes naturellement "orienté projet".
Productivité et créativité ajoutées
Un seul outil, une approche intuitive, des informations claires et structurées, des passerelles vers différents formats de données… Qu'espérer de plus pour stimuler la productivité et la créativité (individuelle et collective) ?
Fonctions-types d'un logiciel de Business Mapping ?
En voici quelques-unes parmi plusieurs dizaines :
Notes
Chaque élément de la carte inclut une zone de notes avec un traitement de texte, parfait pour ajouter des détails ou des commentaires.
Par la suite, la carte et les notes pourront être exportées vers un traitement de texte pour constituer un texte conventionnel et structuré !
Attaches et/ou liens hypertextes
A tout élément, vous accrochez des fichiers (ex: Word, Excel, PowerPoint) sous forme de liens hypertextes ou d'attaches. Bien entendu, lorsque la carte est déplacée ou transférée à un tiers, les informations liées ou attachées sont incluses automatiquement.
Infos de Tâches - Planning
Aux branches représentant des actions ou des tâches à réaliser, ajoutez des informations de type planning (ex : date début, date fin, priorité, titulaires, etc).
Par la suite, la carte et ces données pourront être utilisées dans un gestionnaire de projet. Ou présentées dans un diagramme de Gantt.
Echanges avec MS-OUTLOOK
Des rendez-vous, des tâches, des contacts … peuvent être créés à partir de la carte OU être importés (avec liens) de MS-Outlook.
De la sorte, une carte devient le média idéal pour gérer son temps, ses priorités ou une base de données-contacts ... de manière visuelle et structurée.
Feuilles de calcul (tableurs)
Il est possible d'intégrer des tableaux ou des matrices soit via un lien, soit en "ouvrant" une fenêtre reflétant en permanence une zone d'un tableau MS Excel (option : transformez-la en graphe).
Avec certains logiciels ou à l'aide d'un module complémentaire, en quelques secondes, la carte peut être exportée au format MS Excel.
Images
Chaque branche peut être accompagnée d'une image extraite de la bibliothèque d'origine du logiciel OU des répertoires de l'ordinateur.
De cette manière, vous renforcez, rapidement, vos messages en utilisant conjointement des mots-clés et des images.
Pictogrammes
Des collections de symboles - pictogrammes permettent d'enrichir visuellement vos informations ; ex : données importantes, actions urgentes, points à revoir, secteurs, etc.
Encore mieux : filtrez la carte sur base (notamment) de ces pictogrammes ; après le filtre, seules les branches concernées sont affichées, vous voyez "juste ce qu'il faut voir".
"Poupées Russes"
Plusieurs cartes peuvent former des "poupées russes" : une carte est le point d'entrée vers une ou plusieurs autres. Cet aspect favorise la mise en structure des données et la délégation de tâches.
Il est en outre possible de délester automatiquement une partie d'une carte vers une nouvelle, le logiciel se chargeant de placer automatiquement un lien de et vers la carte initiale.
Importer - Exporter
Il est facile d'importer un texte Word pour le voir se transformer en carte : les titres deviennent des intitulés de branches, le texte est logé dans les zones de notes). De même avec un fichier Ms-Project ou une sélection de tâches Ms-Outlook.
Dans l'autre sens, quelques secondes suffissent pour exporter une carte vers Word, Project, Outlook, PowerPoint,…
Navigation
Différentes fonctionnalités permettent de gérer la visualisation de la carte : zoomz, affichage par niveau, ouverture / fermeture de grappes, double affichage, etc.
Vous passez rapidement du tout aux parties et des parties aux détails.
Bases de connaissances ou de données
Bien construites et alimentées, les cartes mentales sont de véritables bases de connaissances structurées et visuelles.
Bases de connaissances ou de données puisqu'il peut être possible de connecter une carte à une base de données conventionnelle (ex : Access, SQL, ...).
Et encore bien d'autres fonctionnalités :
Commentaires (pour collecter des avis sans modifier les données principales).
- Vérification orthographique (multilingue).
- Fonctions avancées de recherche.
- Lecture de flux RSS : les nouvelles publications de vos sites préférés s'incrémentent automatiquement dans une carte.
- Impression grand format.
- ETC !
Votre fonction ou mission consiste à gérer des projets, organiser des connaissances, animer une équipe, gérer le changement, innover... ? Ce serait dommage de passer à côté du Business Mapping.
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